المحاسبة الإلكترونية

التعريف

المحاسبة الإلكترونية (E-Accounting) أو المحاسبة عبر الإنترنت، تعني حوسبة العمليات الحسابية المتعلّقة بمحاسبة أعمال الشركة ضمن برامج حاسوبية على جهاز الحاسوب، وهذا يعني أنّ جميع المعاملات المحاسبيّة ستسجل في قاعدة البيانات عبر الإنترنت تماماً مثل؛ مواقع الويب، المدوّنات وغيرها، تطوّرت المحاسبة الإلكترونيّة حتى عام 2010م، والتي عملت على تسويق استخدام برامج ومنصّات حاسوبيّة جاهزة لمحاسبة الأعمال لدى الأفراد والشركات.

فيها يشعر المحاسب والمدير بالرضا وذلك لسهولة إنجاز المعاملات المحاسبية وقلة وقوع الأخطاء فيها، ممّا يؤدي كذلك إلى توفير الوقت والجهد في الكتابة اليدوية للمعلومات المحاسبية وطريقة احتسابها من خلال برامج المحاسبة المختلفة، ويجدر بالذكر أيضاً أنّ في المحاسبة الإلكترونيّة يجب تعلّم أساسيات المحاسبة الإلكترونية والمحاسبة بشكل عام لمعرفة كيفية عمل الأنظمة وطرق احتسابها وتعاملها مع البيانات والمعلومات الماليّة المختلفة.

إيجابياتها:

تتمثّل إيجابيات المحاسبة الإلكترونيّة في الأمور الآتية:

السهولة والبساطة

معظم أصحاب الأعمال التجاريّة ممّن ليس لديهم محاسبين يجدون صعوبة في القيام بمعظم مهام المحاسبة، وبالتالي تمنح المحاسبة الإلكترونيّة برامج محاسبيّة لها مزايا عديدة لصاحب العمل، بالإضافة إلى وجود برامج متنوّعة يُمكن تعلّمها بسهولة تثبيتها على الأجهزة الشخصيّة للتجار والبدء باستخدامها.

المصداقية

يغلب على برامج المحاسبة الإلكترونيّة وجود عمليات حسابية دقيقة وموثوقة، كما يُمكن لصاحب العمل تحديد نوع المعلومات التي يريد احتسابها بدقة في أيّ وقت يريده.

المشاركة

يُمكن لأصحاب الأعمال مزامنة المعلومات المتعلّقة بالحسابات الماليّة سواء الائتمانية، الحسابات المصرفية، بنود القوائم الماليّة وغيرها، مع الآخرين بنقرة واحدة، بالإضافة إلى سهولة سحب المزامنة واسترداد كافّة المعلومات كذلك، كما تتيح المحاسبة الإلكترونيّة سرعة تسوية الحسابات ومراجعتها من قبل خبراء الضرائب، وبالتالي الاحتفاظ بسجلات دقيقة.

سلبياتها:

تتمثّل سلبيات المحاسبة الإلكترونية في الأمور الآتية:

وقوع الاحتيال الإلكتروني

يؤدي الاعتماد على الحاسوب أحياناً إلى وقوع مشاكل أكبر، فمع وجود بيانات ومعلومات هامّة على شبكة الإنترنت قد يتيح هذا الأمر وجود فرص للمحتالين للحصول على البيانات الماليّة للشركات واستخدامها بطرق تؤثر على الشركات بشكل سيئ، بالإضافة إلى اختراق خصوصيّة أعمالها الاستثمارية ونشر المعلومات السريّة عنها، كما يُمكن سرقة الأموال من الإيداعات اليوميّة وتغيير البيانات الماليّة الموجودة على البرامج المختلفة.

المشاكل التقنية

عند التعامل مع المحاسبة الإلكترونية تنشأ مشاكل تقنية متعلّقة ببرامج الحاسوبية، التي تتطلّب وجود مهام إضافية برمجيّة على الموظفين في الشركة، وليست بمهام تتعلّق بالمحاسبة، وفي بعض الأحيان لا يستطيع مستخدم برامج المحاسبة الإلكترونيّة من التراجع عن الخطأ الأمر الذي يسبب العديد من المشاكل التقنية في البرامج المختلفة.

أساسيات نظام المحاسبة الإلكترونية

تتمثّل الأمور الأساسية الموجودة في غالب أنظمة برامج المحاسبة الإلكترونية في الآتي:

• أمن البيانات.
• تحسين التقارير الماليّة.
• الدقة والسرعة.
• قابلية التوّسع والتطوّر.
• اتخاذ القرارات السريعة.
• خيارات متقدمة.

الفرق بين المحاسبة الإلكترونية والمحاسبة التقليدية

فيما يأتي أهم الفروقات بين استخدام المحاسبة الإلكترونية والمحاسبة التقليدية:

الوصول إلى البيانات والأمان

تساعد المحاسبة الإلكترونية على الوصول إلى جميع المعلومات والبيانات بسرعة ودقة عالية إذ تُساعد البرامج الحاسوبية على الوصول إلى البيانات من عدة أجهزة وليست محصورة في مكان واحد، على عكس المحاسبة التقليدية. إذ إنّ البيانات فيها تكون عادةً في دفتر أو سجل واحد، بالإضافة إلى أن بعض البرامج الحاسوبية تقوم بتأمين عملية الوصول إلى البيانات المشفرة دون الخوف من أمور الأمن السيبراني وغيره.

الالتزام الضريبي

يعدّ هذا العامل مهمًا جداً لجميع الشركات التي يتوجب عليها دفع ضرائب ومستحقات مالية. فلذلك تسهل المحاسبة الإلكترونية هذه العملية على الشركات. إذ إنّ العديد من البرامج المحوسبة تساعد على جمع المعلومات والبيانات اللازمة لعملية الامتثال الضريبي وتقديمها إلى دائرة الإيرادات الداخلية.

الدقة

تعتبر المحاسبة الإلكترونية أدق من المحاسبة التقليدية؛ نظراً لقدرة البرامج المحوسبة على استخراج الأخطاء البشرية من المعادلات الحسابية. كإدخال أرقام خاطئة، أو وضع الأرقام في المكان الخطأ، أو القيام بعمليات حسابية بشكل خاطئ. بالإضافة إلى أن هذه البرامج توصف بالقدرة على إجراء العمليات الحسابية المعقدة التي قد يصعب على الشخص في المحاسبة التقليدية القيام بها. ومن الجدير بالذكر أنه يجدر بالمحاسب في البداية التعلم على هذه البرمجيات ومن ثم استخدامها في الأمور المالية وبدء الاعتماد عليها.

التكلفة

حيث تعدّ المحاسبة التقليدية أرخص وأقل تكلفة من المحاسبة الإلكترونية. لأن المحاسب يحتاج فقط إلى الدفاتر والأوراق والآلات الحاسبة أما بالنسبة للمحاسبة الإلكترونية فإن البرامج المحوسبة تعد مُكلفة نوعاً ما نظراً للحاجة إلى شرائها أو دفع اشتراكها بشكل شهري أو سنوي.

الشفافية والتواصل

تزيد المحاسبة الإلكترونية مستوى التواصل والشفافية بين المدير والمحاسبين في العمل. بينما إجراء العمليات الحسابية باستخدام الدفاتر والأوراق يعدّ أقل فاعلية ما بين المحاسبين وأصحاب العمل.

النسخ الاحتياطية

تُساعد المحاسبة الإلكترونية على حفظ نسخ من البينات على الأقراص الثابتة والخارجية أو الأقراص المضغوطة أو غيرها من وحدات التخزين للرجوع إليها وقت الحاجة أو عند حصول تلف في البيانات الأصلية. أما في المحاسبة التقليدية فمن الصعب حفظ البيانات؛ نظراً لوجودها فقط على الأوراق والدفاتر المُعرضة للتلف بشكل كبير.

ما هي المحاسبة الإلكترونية؟

هي عبارة عن إجراء عمليات المحاسبة بواسطة استخدام أجهزة الكمبيوتر حيث تُجرى العمليات المالية . وتخزين البيانات وترتيبها وتحليلها على هذه الأجهزة وذلك باستخدام عدد من برامج المحاسبة الإلكترونية المطورة. وبرامج جداول البيانات والبرامج التحليلية. ففي البرامج الحاسوبية يتم استخدام عدد من الخوارزميات للقيام بتحليل البيانات وانتقائها واستخدامها.

ما هي المحاسبة التقليدية؟

هي طريقة إجراء العمليات المحاسبية التي يقوم بها المحاسبون باستخدام الدفاتر والأوراق. حيث يتم القيام بالعمليات الحسابية وتسجيل البيانات والمبالغ والأرقام وجميع أمور الشركة على الدفاتر والسجلات التابعة لها.